एक व्यापार यात्रा - उस पर एक कर्मचारी को कैसे भेजा जाए

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व्यवसाय यात्रा की लागतों को निपटाने की प्रक्रिया उद्यमियों को अच्छी तरह से ज्ञात है। हालांकि, यह भी जानने योग्य है कि कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा होने से पहले क्या कार्रवाई की जानी चाहिए। इसके लिए धन्यवाद, उद्यमी संभावित कमियों और - अतिरिक्त लागतों के संपर्क में नहीं आएगा।

व्यापार यात्रा - परिभाषा

एक व्यापार यात्रा की एक परिभाषा है जो अत्यंत महत्वपूर्ण है। ऐसा होता है कि कुछ यात्राएँ जिन पर कर्मचारी को भेजा जाता है, उन्हें श्रम संहिता के अनुसार व्यावसायिक यात्राएँ नहीं माना जा सकता है। यह, बदले में, इसका मतलब है कि अधीनस्थ को सौंपा गया आहार आयकर के अधीन है और ZUS योगदान का भुगतान किया जाना चाहिए।

एक यात्रा के लिए एक व्यापार यात्रा के रूप में माना जाना चाहिए, इसका उद्देश्य नियोक्ता के अनुरोध पर उस स्थान के बाहर एक व्यावसायिक कार्य करना चाहिए जहां कर्मचारी का स्थायी स्थान है या जहां नियोक्ता का पंजीकृत कार्यालय स्थित है। एक नियम के रूप में, यह तीन महीने से अधिक नहीं चल सकता है, क्योंकि तब यह एक यात्रा है जिसे कार्यस्थल के अस्थायी परिवर्तन के रूप में माना जाता है।

इसलिए, इस बिंदु पर यात्रा के दायरे और अधीनस्थ के काम के दायरे को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। ऐसी यात्रा जिसमें चार दिनों में से केवल एक दिन व्यावसायिक कार्यों में व्यतीत होगा, जबकि शेष दिन खाली समय होगा, व्यावसायिक यात्रा नहीं मानी जाएगी। इसी तरह, यदि कोई कर्मचारी अपने काम (Y) से अलग शहर (X) में रहता है, और वह अपने निवास स्थान पर तैनात है - तो शहर X से Y तक का मार्ग उसकी यात्रा, Y से X तक का मार्ग होगा। वापस - एक व्यापार यात्रा, और शहर एक्स के लिए घर वापसी - फिर से निजी पहुंच। हालांकि, अगर यह पता चलता है कि इस कर्मचारी का कार्यस्थल एक शहर नहीं है, बल्कि संपूर्ण निर्दिष्ट प्रांत है जिसमें शहर एक्स और वाई स्थित हैं, तो किसी भी मार्ग को प्रतिनिधिमंडल नहीं माना जा सकता है।

व्यापार यात्रा पर कौन जा सकता है?

एक नियम के रूप में, प्रत्यायोजित कर्मचारी छोड़ने से इंकार नहीं कर सकता है। नियोक्ता इस मामले में निजी योजनाओं, पारिवारिक मामलों या कर्मचारी की कमाई के अतिरिक्त रूपों के लिए बाध्य नहीं हैं। यह महत्वपूर्ण है कि प्रतिनिधिमंडल अधीनस्थ को आराम के अधिकार से वंचित न करे।

हालांकि, दो अपवाद हैं जिनमें कर्मचारी को व्यापार यात्रा के लिए अनुमति लेनी होगी। यह उन गर्भवती कर्मचारियों और कर्मचारियों पर लागू होता है जो 4 साल से कम उम्र के बच्चे की देखभाल करते हैं। अगर नियोक्ता किसी ऐसे कर्मचारी को भेजना चाहता है जो इन दो स्थितियों में से किसी एक में व्यावसायिक यात्रा पर है, तो उसे उसकी सहमति लेनी चाहिए। आदर्श रूप से, यह लिखित रूप में दिया जाना चाहिए ताकि आपके पास सहमति का स्पष्ट प्रमाण हो। यह भी महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक प्रतिनिधिमंडल के लिए अलग से सहमति दी जानी चाहिए - एक कर्मचारी से प्राप्त एक सामूहिक सहमति का उपयोग किए जाने की संभावना नहीं है।

व्यापार यात्रा - प्रस्थान आदेश

श्रम संहिता के प्रावधानों के अनुसार नियोक्ता को लिखित में प्रस्थान आदेश तैयार करने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, कर्मचारी के प्रतिनिधिमंडल का दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है, इसलिए, व्यवहार में, प्रस्थान आदेश एक लिखित दस्तावेज के रूप में किए जाते हैं, जिसमें शामिल हैं:

  • यात्रा का उद्देश्य - स्थान, कार्यों आदि के विवरण के साथ,
  • वह स्थान जहाँ यात्रा शुरू होती है और समाप्त होती है,
  • अवधि,
  • परिवहन के साधन,
  • यात्रा व्यय के लिए अग्रिम भुगतान।

कभी-कभी नियोक्ता को कर्मचारी को गंतव्य पर पहुंचने पर प्राप्त आदेश पर हस्ताक्षर या मुहर प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। ऐसी आवश्यकता श्रम कानून के प्रावधानों में शामिल नहीं है, लेकिन कंपनी के आंतरिक नियमों में शामिल हो सकती है।

एक व्यापार यात्रा और अग्रिम भुगतान करने की आवश्यकता

एक व्यावसायिक यात्रा पर जाने वाला कर्मचारी यात्रा के दौरान अपनी जरूरतों को पूरा करने के लिए लाभों का हकदार है। इनमें आहार और यात्रा लागत की प्रतिपूर्ति, गंतव्य के भीतर संचार, आवास और कोई अन्य आवश्यक खर्च शामिल हैं।

इस प्रकार की लागत अंतत: कर्मचारी के व्यावसायिक यात्रा से लौटने के बाद तय की जाती है, हालांकि, उसे प्रस्थान से पहले अग्रिम भुगतान प्राप्त करना चाहिए। यदि व्यापार यात्रा विदेश में है, तो उद्यमी घरेलू यात्रा के मामले में अग्रिम भुगतान जारी करने के लिए बाध्य है - वह कर्मचारी के अनुरोध पर ऐसा करने के लिए बाध्य है। हालांकि, इस तरह के अनुरोध का औपचारिक होना जरूरी नहीं है, यह एक साधारण मौखिक अनुरोध भी हो सकता है।

नियोक्ता को यात्रा लागत की गणना के आधार पर अग्रिम भुगतान करना चाहिए। जबकि कुछ लागतों का पहले से अनुमान नहीं लगाया जा सकता है, उनमें से एक बड़ा हिस्सा पहले से ही स्पष्ट है - जैसे सार्वजनिक परिवहन द्वारा यात्रा की लागत या पहले से बुक आवास। ऐसी स्थिति में, कर्मचारी को हस्तांतरित धनराशि कम से कम इन स्पष्ट लागतों को कवर करना चाहिए। केवल एक हिस्से को कवर करने के लिए अग्रिम भुगतान प्रदान करना संभव नहीं है - कर्मचारी नियोक्ता के लक्ष्यों को कवर करने के लिए अपने स्वयं के धन से योगदान नहीं कर सकता है।

ऐसी स्थिति में जहां कोई कर्मचारी निजी परिवहन के माध्यम से एक व्यावसायिक यात्रा करना चाहता है, उद्यमी इसके लिए सहमति दे सकता है - लेकिन इसकी आवश्यकता नहीं है। फिर, प्रस्थान से पहले, यात्रा व्यय की राशि की प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए।