बातचीत - उनके लिए कैसे तैयारी करें?

सेवा व्यवसाय

एक ठेकेदार के साथ एक अच्छे अनुबंध पर हस्ताक्षर करना आमतौर पर एक प्रबंधक की कड़ी मेहनत का परिणाम होता है। शुरुआत में, उसे एक अच्छा साथी ढूंढना होगा, इस बारे में सोचना होगा कि कंपनी का प्रस्ताव उसे कैसे पेश किया जाए, और फिर बातचीत का संचालन करें। हालांकि, यह पता चला है कि प्रबंधकीय पदों पर बैठे अधिकांश लोग, अपने काम से संबंधित रोजमर्रा के मामलों की हड़बड़ी में, इस तरह की महत्वपूर्ण गतिविधि की तैयारी में बहुत कम समय लगाते हैं, खासकर ठेकेदार के साथ बाद के सहयोग के लिए। इसलिए, इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि बातचीत के लिए अच्छी तैयारी कैसे करें।

वार्ता की तैयारी की भूमिका

बातचीत की पूरी प्रक्रिया तैयारियों की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। एक ठेकेदार के साथ बैठक के दौरान एक अच्छी तरह से तैयार व्यक्ति प्रत्येक अगले चरण के बारे में नहीं सोचता है, लेकिन अपनी योजना के अनुसार कार्य करता है और जानता है कि वार्ताकार के अप्रत्याशित आंदोलनों की स्थिति में कैसे व्यवहार करना है।

ऑपरेशन के इस तरह के आराम के लिए, आपको तैयारी के लिए उचित समय देना होगा। उनके दौरान, आपको सभी जानकारी एकत्र करने, बातचीत के संबंध में अपने ज्ञान और कौशल का विस्तार करने की आवश्यकता है। नीचे दिए गए चरणों का पालन करना भी एक अच्छा विचार है।

बातचीत - चरण I: बातचीत के विषय को परिभाषित करना

उनके विषय को परिभाषित करने के साथ बातचीत की तैयारी शुरू करना सबसे अच्छा है। यह एक सुपाठ्य तरीके से करने लायक है - उन मुद्दों और समस्याओं की सूची के रूप में, जिन पर आप ठेकेदार के साथ आगामी बैठक के दौरान चर्चा करना चाहते हैं। तथापि, न केवल उन मुद्दों को सूचीबद्ध करना महत्वपूर्ण है जो हमारे लिए महत्वपूर्ण हैं, बल्कि वे भी जिन्हें हमारे वार्ताकार द्वारा उठाया जा सकता है। जितना मुश्किल है, कल्पना कीजिए कि वह क्या पूछ सकता है, उसके लिए क्या महत्वपूर्ण है, वह किस बात से असहमत है। यदि आप बहुत सारे विचारों के साथ आते हैं, तो आश्चर्यचकित होने से बचने के लिए उन सभी (यहां तक ​​​​कि जो समग्र बातचीत के लिए बहुत कम महत्व के लगते हैं) पर ध्यान दें।

मुद्दों और समस्याओं की एक सूची होने पर, उन्हें विषयगत खंडों में विभाजित करना अच्छा होता है, खासकर जब हम काफी जटिल चर्चा करने की योजना बनाते हैं। दूसरा तरीका यह है कि तैयार किए गए मुद्दों को उनके महत्व के अनुसार रैंक किया जाए। सूची को व्यवस्थित करने के दोनों तरीकों से हमारी बातचीत में सुधार होगा।

बातचीत - चरण II: लक्ष्यों को परिभाषित करना और उनका महत्व

उन मुद्दों की पहचान करने के बाद जिन्हें आप वार्ता के दौरान उठाना चाहते हैं, उन लक्ष्यों को परिभाषित करने के लिए आगे बढ़ें जिनके लिए उन्हें नेतृत्व करना है। ऐसी व्यवस्था प्रत्येक मुद्दे के लिए दो स्तरों पर अलग से की जानी चाहिए:

  • न्यूनतम - आसानी से प्राप्त होने वाला लक्ष्य;

  • अधिकतम - लक्ष्य का आयाम, जिसकी प्राप्ति हमारे लिए सबसे अधिक लाभकारी होगी।

लक्ष्यों को परिभाषित करते समय, सभी समाधानों को ध्यान में रखना चाहिए, यहां तक ​​​​कि प्रतिकूल भी। इसके लिए धन्यवाद, यदि हम ठेकेदार के साथ समझौता करने में विफल रहते हैं तो हम तैयार रहेंगे।

यह हमारी आकांक्षाओं का एक पदानुक्रम बनाने के लायक भी है - यह निर्धारित करना कि हमारे लिए कौन से लक्ष्य हासिल करना सबसे महत्वपूर्ण है, और जिन पर हम रियायतें दे सकते हैं। इसे दो तरीकों से किया जा सकता है:

  1. सभी इरादों को सूचीबद्ध करना और उन्हें एक रैंक प्रदान करना - सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम महत्वपूर्ण की रैंकिंग;

  2. सभी लक्ष्यों को सूचीबद्ध करें और उनका वजन इस प्रकार करें कि उनका योग एक सौ हो। इस तरह, व्यक्तिगत ऑफ़र की तुलना विश्लेषणात्मक तरीके से की जा सकती है। आप यह भी देख सकते हैं कि अंतर क्या हैं और ये अंतर लक्ष्यों के समग्र वजन को कैसे प्रभावित करते हैं।

व्यक्तिगत आकांक्षाओं को रैंक देने से यह जोखिम कम हो जाएगा कि वार्ताकार को वार्ताकार द्वारा हेरफेर किया जाएगा और अपने हितों को भूलकर अपने हितों के अनुसार निर्णय लिया जाएगा। यह आवेग क्रिया की संभावना को भी दूर करता है। लक्ष्यों का विश्लेषण करने के बाद, हमें बातचीत के क्षेत्र का निर्धारण करने के लिए आगे बढ़ना चाहिए - जिस स्तर पर एक समझौता हासिल करना संभव है। इसमें ऐसे समाधान शामिल हैं जो बातचीत की प्रक्रिया में काम करने के लिए यथार्थवादी हैं।

वार्ता चरण III: वार्ता के लिए दूसरे पक्ष की स्थिति जानना

आपकी कंपनी की स्थिति, समस्याओं और आकांक्षाओं का विश्लेषण करना बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन बातचीत की तैयारी करते समय सबसे महत्वपूर्ण नहीं है। कई प्रबंधक भूल जाते हैं कि आपको उनके ठेकेदार की स्थिति की सावधानीपूर्वक जांच करने की भी आवश्यकता है। हमारी आकांक्षाएं हमेशा उसके लक्ष्यों से मेल नहीं खातीं। इसलिए, उसकी स्थिति का विश्लेषण करते समय, आपको सबसे पहले यह सोचने की ज़रूरत है कि उसके न्यूनतम और अधिकतम लक्ष्य क्या हो सकते हैं। इस आधार पर यह अनुमान लगाना संभव है कि वार्ता के कौन से क्षण महत्वपूर्ण होंगे। इसके अलावा, प्रतिद्वंद्वी के इरादों को स्थापित करने से प्रबंधक को उन समाधानों को तैयार करने में मदद मिल सकती है जो दोनों पक्षों के लिए इष्टतम हैं।

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बातचीत - चरण IV: रणनीति चुनने का निर्णय

चार वार्ता रणनीतियाँ हैं:

  • सक्रिय-सहकारी - दूसरे पक्ष के तर्कों के तार्किक और विस्तृत विचार में शामिल हैं, भावनात्मक तर्कों पर प्रतिक्रिया नहीं करते हैं और जीवंत बातचीत करते हैं;

  • निष्क्रिय-सहकारी - यह अच्छी तरह से स्थापित पैटर्न और लागू मानदंडों के अनुसार व्यवहार करता है, प्रतिद्वंद्वी के तर्कों के आगे झुकता है और सहयोग करने के लिए तैयार होता है;

  • सक्रिय-लड़ाई - वार्ताकार बहुत सक्रिय, प्रमुख और आवेगी है, अनायास प्रतिक्रिया करता है, अक्सर अपने तर्क थोपता है और नकारात्मक भावनाओं को व्यक्त करता है;

  • निष्क्रिय-लड़ाई - वार्ताकार अपने राजनयिक कौशल का उपयोग करता है, इस प्रकार अच्छे पारस्परिक संबंध बनाए रखता है; इसके अलावा, उनका व्यवहार खुला, सहानुभूतिपूर्ण और सौम्य है।

पिछले बन्स को पूरा करने के बाद, तैयारियों के अंतिम चरण पर आगे बढ़ें - बातचीत की रणनीति चुनना। उपरोक्त में से किसी एक रणनीति का उपयोग करने का निर्णय लेने से पहले, विचार करें कि कौन सी भविष्य की चर्चा के विषय में सबसे उपयुक्त है। यह भी विचार करने योग्य है कि हमारे वार्ताकार कौन सी रणनीति चुन सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यदि हम और वह एक सहकारी रणनीति चुनते हैं, तो हम वांछित लक्ष्यों को प्राप्त नहीं कर पाएंगे।

बातचीत भाग्य पर बहुत कम निर्भर है। सबसे ऊपर जो मायने रखता है वह है अच्छे तर्क, चर्चा करने की क्षमता और इष्टतम समाधान निकालना। इसलिए यह अधिक समय बिताने और गहन विश्लेषण पर ध्यान देने योग्य है।